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¿Cómo se regula la protección de datos personales en una propiedad horizontal? Abordaremos cuáles son las claves para la implementación de una política de datos por parte de una administración y qué recomendaciones se pueden adoptar para evitar sanciones como la del Edificio Carrera Séptima en Bogotá.

Incumplimientos de protección de datos propiedad horizontal

Recientemente la Superintendencia de Industria y Comercio anunció la multa asignada al Edificio Carrera Séptima Propiedad Horizontal por incumplimiento de la política de protección de datos para propiedad horizontal con más de $78.000 millones.

A raíz de esta sentencia las administraciones y propiedades horizontales se han comenzado a preguntar cuáles son las recomendaciones para adoptar un tratamiento de datos personales adecuado y qué medidas se pueden adoptar en un conjunto de estas características.

Los primeros incumplimientos realizados por la administración del edificio mencionado eran la recolección de datos personales de los vecinos sin previa autorización. Tomaba fotos y realizaba videovigilancia sin previo aviso por parte de la empresa.

El edificio tampoco disponía de un sistema que garantizase la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos recolectados.

Por estos motivos, la Superintendencia de Industria y Comercio, decidió sancionar al Edificio por recolectar datos personales, sin contar con el consentimiento de los titulares, así mismo, por no cumplir con los requisitos promulgados en la Ley de Protección de Datos Personales referentes a adoptar controles internos como disponer de avisos de privacidad.

 

Información almacenable por una propiedad horizontal

La Ley 675 de 2001, Régimen de Propiedad Horizontal, no señala expresamente qué tipo de información de propietarios y residentes debe tener el Administrador del conjunto o edificio de Propiedad Horizontal. Es importante saber que debe recolectar información, como:

  • Generales de Ley, son los datos que identifican a las personas: nombre, apellido, documento de identidad, género, etc.
  • Específicos de identificación de la persona: edad, nacionalidad, estado civil, firma.
  • Información sensible: datos de menores, datos biométricos, datos de salud, entre otros.
  • Información para ubicación: dirección de apartamento y de lugar de trabajo, número de celular o de teléfono fijo, dirección de correo electrónico, etc.

 

Medidas de protección de datos para propiedad horizontal

La propiedad horizontal se encuentra reglamentada para la protección de datos personales, por la ley 1581 de 2012, los Decretos 1377 de 2013, 1074 de 2015 y 1759 de 2016, y por las Circulares Externas 001 de 2016 y 001 de 2017 emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Las propiedades horizontales deberán usar adecuadamente la información personal de copropietarios y/o residentes que se encuentre bajo su cuidado y llevar a cabo una serie de recomendaciones:

 

  • Se debe solicitar autorización previa de los titulares de los que se recaba información.
  • Hay que informar al titular o titulares de la finalidad de la recolección de los datos, así como el derecho que le asiste.
  • Carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre menores de edad.
  • Cuando se recolecten datos sensibles se debe advertir que por tratarse de datos sensibles la persona no está obligada a autorizar su tratamiento.
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para evitar el uso y el acceso de personas no autorizadas.
  • Se debe contar con políticas de tratamiento y protección de datos para propiedad horizontal.
  • La circulación y acceso a los datos personales recolectados por la propiedad horizontal tienen que estar controlados y restringidos frente a terceras personas no autorizadas.
  • Hay que definir una política de eliminación de datos personales por ejemplo una vez que las personas abandonan el apartamento.
  • Las copropiedades deben tener divulgada la política de tratamiento de datos personales en los términos establecidos por la ley y disponer de un manual de procedimientos para la atención de quejas y reclamos.

La Revista Propiedad Horizontal realizó una entrevista a la Delegada de la Superintendencia de Industria y Comercio en la cual ratifica la obligación de aplicar la normatividad y explica cómo proceder con algunas obligaciones que debe cumplir.

 

Videovigilancia propiedad horizontal

Las fotos e imágenes de videovigilancia son datos biométricos, catalogados como información sensible por el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. La información biométrica incluye datos sobre las características físicas (rostro, cuerpo, huella dactilar, palma de la mano, retina, ADN). Para tratar lícitamente este tipo de datos es necesario obtener una autorización previa, expresa, informada y especial.

Para brindar orientación a quienes implementen SV para que se encuentren alineados a las disposiciones que regulan la Protección de Datos Personales y que garanticen la protección de los derechos de los titulares de información cuyas imágenes son captadas mediante SV, la Superintendencia de Industria y Comercio publicó en septiembre de 2016 la “Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia”.

Para más información puede descargar la Guía, Aquí.

Citoline, protección de datos para propiedad horizontal

Qué ocurre cuando disponemos de una aplicación de citofonía sin cables como Citoline para la comunicación entre la recepción/administración y los copropietarios, o para la comunicación entre residentes. Cómo sería el tratamiento de datos para una propiedad horizontal.

En Citoline los datos están encriptados conforme a la política de protección de datos de la propiedad horizontal y las publicadas en nuestra web. Puede consultarlas Aquí.

Citoline también guarda de manera segura la información recibida por parte de la propiedad horizontal. Para más información puede consultar nuestro artículo: Cómo asegurar mi privacidad con la Citofonía IP”.

Conclusión

Es muy importante que las propiedades horizontales adopten buenas prácticas para el tratamiento de datos y que dispongan de políticas de protección de la información como garantía de los derechos de sus copropietarios y/o residentes y también para evitar sanciones que afecten a su patrimonio.

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